אומר לכם שזאת לא שאלה שבעלי ובעלות עסקים שואלים אותי באופן ישיר. אבל שומעים על טון הדיבור את ההיסוס. את המחשבה אם מדובר בצעד הכרחי, או שאולי מותרות? האם בכלל מנהל כספים במיקור חוץ הוא מי שיוכל לסייע לעסק?
לכן בחרתי להתייחס במאמר הנוכחי לשאלה ההיפותטית הזו: מתי זה הרגע הנכון להכניס מנהל כספים במיקור חוץ?
והתשובה הכנה היא שאין רגע אחד חד וברור. זאת כיוון שברוב המקרים, זה לא קורה בגלל אירוע דרמטי, אלא בגלל הצטברות שקטה של עומס, חוסר בהירות ולחץ.
לא כשהעסק קורס חלילה, אלא כשכבר קשה לנהל אותו לבד.
דגל אדום: כשבעל העסק הופך למנהל כספים בעל כורחו
ברוב העסקים הקטנים והבינוניים, ניהול הכספים נופל בסופו של דבר על בעל העסק או המנכ"ל.
לא כי זה התפקיד שלו, אלא כי אין מישהו אחר.
בהתחלה זה עובד. מכירים את המספרים, יודעים פחות או יותר מה נכנס ומה יוצא, ומצליחים להחזיק את הראש מעל המים.
אבל עם הזמן העסק גדל, הפעילות מתרחבת, ההחלטות נהיות מורכבות יותר, והניהול הפיננסי הופך לעומס.
לעתים פשוט מדובר באדם אחד שאיננו יכול לקחת על עצמו את מלוא כובד האחריות.
הרגע שבו מנהל כספים במיקור חוץ הופך לרלוונטי הוא הרגע שבו בעל העסק מבין שהוא כבר לא באמת פנוי לנהל את הכסף, אבל עדיין אחראי עליו.
דגל אדום: המספרים ישנם, אבל אין מסקנות ואין החלטות
עוד סימן שכיח הוא מצב שבו יש נתונים, דוחות ומידע, אבל אין תמונה ברורה.
הדוחות מגיעים, הבנק מעודכן, רואה החשבון עושה את עבודתו נאמנה, אבל קשה לענות על שאלות פשוטות:
- כמה כסף באמת נשאר בסוף החודש?
- אילו פעילויות רווחיות ואילו שוחקות?
- מה מצב התזרים בעוד שלושה חודשים?
כשהתשובות לא ברורות, זה לא כשל של העסק, זה חוסר זמן ובהירות בניהול הפיננסי שוטף.
מנהל כספים במיקור חוץ נכנס בדיוק כדי לחבר בין המספרים לבין ההחלטות.
נורה אדומה: כשיש פעילות ענפה, אבל שורת הרווח איננה משתנה
יש עסקים שעובדים חזק, אפילו רווחיים, אבל מתנהלים בתחושת לחץ תמידית. כיבוי שריפות.
הלוואות קצרות הן ביטוי אחד. גבייה לא אחידה היא ביטוי אחר.
תשלומים שמוזזים כל הזמן, והרגשה כללית שהכול ממש על הקצה.
זה לא בהכרח אומר שהעסק לא טוב. זה אומר שהתזרים, האשראי והתקציב לא מנוהלים כמערכת אחת.
זה אחד הרגעים הברורים שבהם מנהל כספים במיקור חוץ יכול לייצר שינוי משמעותי, לא דרך קיצוץ אגרסיבי, אלא דרך סדר.
כשמתחילים לקבל החלטות גדולות
צמיחה, גיוס עובדים, פתיחת פעילות חדשה, השקעה בציוד, כניסה לשותפות או לקיחת מימון, אלה החלטות עסקיות, אבל עם השלכות פיננסיות עמוקות.
אם ההחלטות האלו מתקבלות בלי ליווי פיננסי שוטף, הן עלולות לייצר עומס עתידי, גם אם הכוונה טובה.
הרגע לקחת מנהל כספים במיקור חוץ הוא לא אחרי שההחלטות התקבלו, אלא לפני.
כדי להבין מה המחיר, מה הסיכון, ומה העסק באמת יכול להרשות לעצמו.
כשמבינים שלא צריך משרה מלאה, אבל כן צריך אחריות
רוב העסקים הקטנים והבינוניים לא צריכים מנהל כספים במשרה מלאה.
אבל הם כן צריכים מישהו שלוקח אחריות על התמונה הפיננסית.
מישהו שמנהל תזרים, בונה תקציב, מחבר בין שכר, אשראי ורווחיות, ומדבר עם ההנהלה בשפה פשוטה וברורה.
מנהל כספים במיקור חוץ נותן בדיוק את זה: נוכחות ניהולית, בלי עומס של גיוס, שכר ומשרה מלאה.
לסיכום
הזמן לקחת מנהל כספים במיקור חוץ הוא לא כשכבר מאוחר מדי, אלא כשמרגישים שהעסק דורש ניהול פיננסי אמיתי.
כשבעל העסק כבר לא יכול, ולא צריך, להחזיק הכול לבד.
כשיש צורך בסדר, בבקרה ובשקט.
וכשמבינים שניהול כספים הוא לא תגובה לבעיה, אלא תנאי לצמיחה יציבה.
אילן בכור, מנהל כספים בכיר (CFO) במיקור חוץ | יועץ פיננסי לעסקים
